Portooptimierung: So wird Mailing noch kosteneffizienter

Werbung per Post verschicken – lohnt sich das heutzutage überhaupt? In Zeiten von Social Media kann schnell der Eindruck entstehen, dass sich Marketing nur noch online abspielt. Doch der Schein trügt: So ergab die CMC-Studie 2023 beispielsweise, dass Print-Mailings weiterhin „hochperformant“ bleiben:

• Bei insgesamt 1,4 Mio. verschickten Sendungen lag die Conversion Rate bei 5,4 % und der ROAS (Return on Advertising Spend) bei 901 %.
• Mit anderen Worten: Jeder eingesetzte Euro brachte im Schnitt 9,01 € Umsatz ein.

Aber wie ist das möglich, trotz gestiegener Ausgaben infolge der Inflation? Dass Mailings nach wie vor ein effizientes Werbemittel sind, liegt nicht zuletzt an der Portooptimierung: Mit ein paar Tricks fallen die Versandkosten bei größeren Auflagen um ein Vielfaches günstiger aus. Wie das am besten gelingt, erklären wir in diesem Artikel.

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Warum Portooptimierung?

Minimales Input, maximales Output – das Ziel einer jeden Marketingkampagne. Die geplanten Maßnahmen sollen möglichst wenig kosten und gleichzeitig möglichst viele Einnahmen bringen. Vor allem kleinere Unternehmen mit knappem Budget verzichten daher oft auf Werbepost, weil sie von hohen Ausgaben für Produktion und Versand ausgehen. Was viele jedoch nicht wissen: Porto macht einen Großteil der Gesamtkosten aus, und gerade beim Porto können Unternehmen eine Menge Geld einsparen. Das hat einen einfachen Grund:

• Bei der Deutschen Post gelten bestimmte Vorschriften hinsichtlich der Automationsfähigkeit.
• Wenn eingereichte Sendungen voll automationsfähig sind, verringert sich der Arbeitsaufwand bei der Zustellung.
• Darüber hinaus gewährt die Deutsche Post bei korrekter Portooptimierung sog. Teilleistungsnachlässe, die beachtliche Ersparnisse bedeuten.

In der Theorie klingt das recht einfach: Sie müssen also „nur“ prüfen, ob Ihre Sendungen alle Kriterien für die Automationsfähigkeit erfüllen. Dazu zählen insbesondere:

• Maschinenlesbarkeit:
  Schriftart, Gliederung, Hintergrund und Umfeld der Aufschrift
• Aufschriftseite:
  Zonenaufteilung und Einhaltung gestalterischer Vorgaben
• Maschinenfähigkeit:
  Inhalt und äußere Beschaffenheit der Sendung

Broschüre „Automationsfähige Briefsendungen“ als PDF

Das vorhandene Regelwerk ist allerdings ziemlich kompliziert und unterliegt ständigen Änderungen. Wer einzelne Regeln versehentlich nicht einhält, riskiert damit Laufzeitverzögerungen und entsprechende Aufzahlungen. Deshalb bietet FLYERALARM Mailings auch fürs Portomanagement professionelle Unterstützung: Vor der Einlieferung bei der Deutschen Post stellen wir – bei entsprechender Beauftragung – sicher, dass sämtliche Druckexemplare zu 100 % automationsfähig sind. So können Sie sich darauf verlassen, dass die verfügbaren Rabatte in vollem Umfang realisiert werden.

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Wie funktioniert Portooptimierung bei der Deutschen Post?

Die Vorschriften für Automationsfähigkeit gelten grundsätzlich für alle Formate – von Flyern, Postkarten und Briefen bis hin zu Werbebroschüren, Prospekten oder auch Paketen. Davon abgesehen ist auch die Portooptimierung und eine passende Fertigung wichtig, um Kosten zu minimieren. Hierunter fallen folgende Maßnahmen:

• Aufbereitung der Adressdaten
• Formatierung/Druck der Mailings
• Vorsortierung nach Vorgaben des zustellenden Unternehmens im Zielland bzw. nach zielgerichteten Behältern und/oder Paletten
• korrekte Markierungen auf dem Produkt oder im Adressfeld
• Konsolidierung
• elektronische Frankierung
• Konfektionierung
• Ausfertigung der nötigen Unterlagen (Postlisten, Freimachungslisten etc.)
• elektronische Voranmeldung und Einlieferung

All das übernehmen wir bei FLYERALARM Mailings im Rahmen unseres Komplett-Services:

Portooptimierung Schritt für Schritt

1. Wir prüfen die Adressen, an die Ihre Mailings verschickt werden soll, in einem EDV-basierten Verfahren. Dabei werden „nicht zu verwendende Adressen“ aussortiert. So können Sie Porto sparen, das ansonsten für unzustellbare Sendungen anfallen .
2. Als Nächstes ordnen wir die Adressen nach Leitregionen. (Eine Leitregionsfertigung ist ab einer Mindestauflage von 200 Haushalten pro Leitregion möglich.)
3. Zum Schluss kümmern wir uns um die pünktliche und vollständige Einlieferung bei der Deutschen Post. Dazu reichen wir Formulare ein, die Art und Umfang der durchgeführten Portooptimierung belegen.

Tipp: Zuschläge für kleinere Aussendungen vermeiden

Beim DIALOGPOST gilt eine Mindestauflage von 5.000 Stück. Mit dem Service EASY können auch kleinere Mengen (500 bis 4.999 Mailings pro Auftrag) verschickt werden. Dafür sind ebenfalls nur werbliche Inhalte zugelassen.

Bei der Deutschen Post fällt in diesem Fall ein Aufpreis von 0,15 € auf den Basispreis an. Für einen kostenoptimierten Versand empfehlen wir deshalb die Mindestauflage von 5.000 Adressen.

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Wie viel spart man durch Portooptimierung?

Die oben genannten Leistungen sind zwar mit einem gewissen Mehraufwand verbunden, erleichtern der Deutschen Post aber die weitere Abwicklung. Den daraus resultierenden Rabatt gibt FLYERALARM Mailings an die Kundinnen und Kunden weiter, abzüglich des Fertigungsaufwands. Bleibt nur die Frage: Wie viel lässt sich beim Porto konkret sparen? Sehen wir uns die Zahlen einmal genauer an:

• Der Standard-Briefversand kostet aktuell (im Jahr 2023) 85 Cent.
• Mit Portooptimierung kostet ein einzelner Brief im Rahmen einer DIALOGPOST-Sendung nur 34 Cent.
• Darüber hinaus gibt es Extra-Rabatte für Konsolidierung und DV-Freimachung, was eine zusätzliche Ersparnis von bis zu 5 % ermöglicht.
• Hinzu kommt, dass kein Porto für unzustellbare Sendungen gezahlt werden muss.

Nehmen wir an, Sie möchten im Rahmen einer Mailingaktion 14.400 Postkarten per DIALOGPOST verschicken. Wenn Sie diese Sendung bei FLYERALARM Mailings in Auftrag geben, berechnet sich der Preis wie folgt:

• Gesamtpreis für Druck und Versand (inkl. Lettershop-Leistungen): 6.706,57 €
• Gewährter Nachlass durch Portooptimierung: 261,85 €
• Bearbeitungsgebühr für Mehraufwand seitens FLYERALARM: 78,55 €
• Zusätzliche Ersparnis für Sie: 183,30 €

So zahlen Sie mit cleverem Portomanagement nur 6.523,28 € für 14.400 Postkarten-Mailings. Zum Vergleich: Würden Sie diese Sendungen ohne DIALOGPOST und Portooptimierung verschicken, müssten Sie dafür rund 10.000 € zahlen (mit 70 Cent Portokosten pro Postkarte). 

Take-away: 3 goldene Regeln der Portooptimierung

1. Verwenden Sie werbefähige Inhalte, damit der Versand als DIALOGPOST möglich ist.
2. Achten Sie auf eine automationsfähige Gestaltung.
3. Vermeiden Sie unnötige Zuschläge durch Einhaltung der Mindestauflage.